Recruiting Software – Bewerbermanagement leicht gemacht

Recruiting Software – Mehr als Nice-to-have?

Der Einsatz einer Software Anwendung, die speziell auf das Thema Recruiting zugeschnitten ist, scheint bei manchen Unternehmen eine Anwendung mit einem Nice-to-have Charakter zu sein. Schließlich gibt es für viele Problemstellungen die beliebten Tabellenkalkulationsprogramme wie z.B. Excel, die sich auch für die Bewerbersuche zweckentfremden lassen. Doch gerade Recruiting-Prozesse können zeitintensiv und mühsam sein.

Besonders bei Kleinunternehmen „passiert“ Recruiting oft nebenbei. Diese strategisch für ein Unternehmen so wichtige Aufgabe wird an einen Mitarbeiter delegiert, der die Suche nach neuen Mitarbeitern zusätzlich zu seinen eigentlichen Aufgaben erledigt. Oft hat dieser Mitarbeiter dann weder das Know-how noch die Zeit, um sich richtig um das Thema zu kümmern. Dabei sollte die Gewinnung von neuen Mitarbeitern Chef-Sache sein. Anders sieht es bei mittelständischen Unternehmen aus. Diese verfügen in aller Regel über einen Personalbereich bzw. ein Human Resources Management. Meist sind die Recruiting-Prozesse seit Jahren etabliert und haben sich scheinbar bewährt. Für Großunternehmen ist eine Bewerbermanagement Software State-of-the-art. Die hohe Zahl offener Stellen und das damit verbundene Bewerbungsaufkommen sind ohne eine passende E-Recruiting Software nicht zu bewältigen.

Herausforderung Technik im Recruiting

Die Schwierigkeiten bei der Suche nach neuen Mitarbeitern bei fast allen Unternehmen zeigen jedoch, dass im Recruiting starker Handlungsbedarf besteht, um als Unternehmen attraktiv für Bewerber zu bleiben. Im Zeitalter des digitalen Wandels ist vieles schneller und einfacher und gleichzeitig komplexer und umfangreicher geworden. Potentielle Mitarbeiter können heute auf eine Vielzahl an Möglichkeiten zurückgreifen, um eine neue Stelle zu finden. Daher müssen die Recruiting Abteilungen neue Wege finden, um die besten Talente bei ihrer Suche abzuholen.

Welche Rolle kann eine Bewerbermanagement Software hier leisten? Es gibt heutzutage viele Anbieter am Markt, die eine Software speziell für das Recruiting anbieten. Dieser Artikel soll Ihnen einige grundlegende Informationen liefern, damit Sie Ihre Anforderungen an eine Bewerbermanagement Software und an einen entsprechenden Anbieter klarer definieren können. Eine ausführliche Behandlung des Themas sprengt aufgrund der Komplexität den Rahmen.

Was ist eine Recruiting Software?

Mittels einer E-Recruiting-Software können Unternehmen den gesamten Recruitingprozess IT-technisch abbilden. Arbeitsintensive Prozessschritte (wie Stellenpostings oder Eingangsbestätigungen) werden automatisiert, so dass die einzelnen Teilschritte schneller und effizienter werden. Dadurch können Unternehmen zeitliche und finanzielle Ressourcen einsparen, Recruiter können sich auf Maßnahmen zu Employer Branding und Candidate Experience fokussieren. Idealerweise gewährleistet eine Software für E-Recruiting gesetzeskonforme Prozesse (z.B. AGG, drittes Geschlecht, Datenschutz, Speicherung und Löschung von Daten usw.) und bieten vielfältige Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen. Gute Tools ermöglichen zudem ein individuelles Customizing, d.h. eine Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. Je größer ein Unternehmen, desto komplexer sind in der Regel auch die Anforderungen an ein solches Tool.

Welche Funktionen und welchen Nutzen bietet eine Bewerbermanagement Software?

Eine Recruiting Software sollte den gesamten Prozess der Mitarbeiter-Suche und -Gewinnung erheblich erleichtern und digital nachvollziehbar abbilden können. Bei einer guten Recruiting-Lösung sollten deshalb sowohl die anfordernde Abteilung als auch der Mitarbeiter im Personalbereich sowie der Bewerber zufriedengestellt werden. Da es mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern am Markt gibt, fragt sich der Endkunde HR zu Recht, welche Kriterien wichtig sind.

Unternehmenssicht und -nutzen von E-Recruiting

Die Anforderungen an ein Software System für E-Recruiting steigen in der Regel mit der Unternehmensgröße. Unabhängig davon sollte sich jeder potenzielle Kunde vor Augen führen, welchen Bedarf er wirklich hat und zwar sowohl heute als auch in den nächsten 5 Jahren. Viel bringt viel ist nicht immer zielführend. Gerade bei kleineren Unternehmen sind schlanke Software Systeme sowohl aus Kosten- als auch aus Effizienzgründen besser geeignet. Die folgenden Kriterien geben einen ersten Eindruck von Punkten, die berücksichtigt werden sollten / könnten:

• Ausschreibung von Stellenanzeigen auf der eigenen Karriereseite, auf Online-Jobbörsen, in Sozialen Medien, in Business und sozialen Netzwerken, in Newslettern oder in Recruiting Apps
• Bereitstellung möglichst einfacher Zugangswege für Bewerber (z.B. Bewerbung per Mail von unterwegs, One-Klick-Bewerbung durch Einbindung von Xing oder Linked-In Profilen)
• Erfassung eingehender Bewerbungen idealerweise per CV-Parsing(d.h. dem automatischen Auslesen von digitalen Bewerberanlagen, bei der manuellen Erfassung, beim eMail-Import oder bei der Bewerbung via Online-Formular)
• Automatische Eingangsbestätigung und Datenschutzerklärung
• Kompetenzvergleich der Bewerbungen und Weiterleitung geeigneter Kandidaten zu Vorgesetzten
• Weiterleitung zu Ansprechpartnern incl. Definition fester Reaktionszeiten
• Einladungsmanagement zu Gesprächen
• Abruf aller Informationen incl. Kommentarfunktion im System
• Zu- und Absagen
• Bildung eines Talent Pools
• Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten zur Erfolgsmessung
• Funktionalitäten wie Kalenderunterstützung, Wiedervorlagen, Empfehlungsmanagement (Mitarbeiter werben Mitarbeiter), freie Definition von Listen und Feldern
• Schnittstelle zu Drittsystemen (z.B. Online Assessment, Talent Management, Integration Active Sourcing oder Video-Interview) und zur digitalen Personalakte bei Einstellungen
• Weitere Funktionen wie z.B. Onboarding
• Interne Rollen- und Berechtigungskonzepte

Vorteile, die eine solche Bewerbermanagement Software ermöglichen sollte:

• Zugriff sowohl über stationäre als auch mobile Endgeräte standort- und zeitzonenunabhängig
• Auswertungen von relevanten Kennzahlen (Time-to-Hire u.ä.)
• Sicherheit der Daten durch zentrale Speicherung z.B. bei Cloud-Lösungen
• Individualisierung auf eigene Bedürfnisse

Bewerbersicht und -nutzen einer E-Recruiting Softare

Die Anforderungen an ein Software System für E-Recruiting sollten ganz besonders die Belange der Bewerber berücksichtigen. Denn nicht der Recruiter ist der Engpass im Prozess, sondern der Top-Kandidat. Nur etwa ein Zehntel der Besucher von Karriereseiten bewerben sich tatsächlich auf die ausgeschriebenen Stellen. Daher ist es umso schlimmer, wenn dann die potenziellen Bewerber aufgrund von Hindernissen im Bewerbungsprozess abspringen.

Die Erwartungshaltung von Bewerbern und die gewünschte Candidate Experience orientiert sich an dem, was wir Menschen aus anderen Plattformen als digitale Kunden bereits kennen: Verfügbarkeit, Bequemlichkeit, Schnelligkeit, Intuitive Benutzerführung. Übersetzt bedeutet das für eine Bewerbermanagement Software:Statt möglichst effizienter Selektion ist in den Bewerbungsprozessen jetzt Verbindlichkeit und Schnelligkeit im Handeln, Wertschätzung gegenüber den Bewerbern und Customer Relationship Management gefragt. Kandidaten und andere Nutzer von E-Recruiting-Systemen wie Führungskräfte haben einfache digitale Systeme als Kunden gelernt: Sie erwarten Bequemlichkeit und intuitive Erlernbarkeit, Verlässlichkeit, Verfügbarkeit und Schnelligkeit.

• Einfache und barrierefreie Möglichkeit der Online-Bewerbung (z.B. One-Klick-Bewerbung, keine komplizierten Formulare die ausgefüllt werden müssen)
• Unkomplizierte personalisierte Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
• Mobil optimierte Seiten sowohl für die Unternehmenskarriereseite als auch für Stellenausschreibungen (Unabhängigkeit von Endgeräten)
• Stellensuche nach individuellen Kriterien (Filter und Freitextsuche)
• Benachrichtigungsfunktion zu interessanten neuen Stellenanzeigen
• Automatischer Update zum Status der eigenen Bewerbung
• Leichte Aktualisierbarkeit der eigenen Informationen

Die 7 wichtigsten Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer Recruiting Software Lösung und eines Anbieters

Die Lösungen für Bewerbermanagement Software sind meist immer mit den grundlegenden Funktionen für Recruiting ausgestattet. Auf den ersten Blick erkennt man daher wenige Unterschiede. Deshalb stellt sich für Sie die Frage, wie Sie die beste Software für sich finden. Hier die 7 wichtigsten Kriterien:

• Intuitive Benutzeroberfläche (Akzeptanz Problematik durch die Nutzer)
• Technische Umsetzung d.h. On-Premise Anwendung oder cloud-basierte Lösung (Thema Sicherheit und Verfügbarkeit)
• Funktionsbreite vs. Echter Bedarf (Welche Features werden wirklich benötigt? Z.B. Mehrsprachigkeit, Chat-Funktion, Video-Interviews)
• Standardisierung vs. Individuelle Konfigurationsmöglichkeit
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Datensicherheit (sowohl für Unternehmen als auch für Bewerber enorm wichtig) und Sitz des Anbieters: Die datenschutzkonforme Zertifizierung (gemäß BDSG) mit einer Speicherung der Bewerberdaten in Deutschland garantiert einen sicheren Umgang mit den anvertrauten Daten
• Software Support (Erreichbarkeit und Sprache)

Die 7 größten Fehler bei der Auswahl einer E-Recruiting Software

Bei der Suche nach einer geeigneten Bewerbermanagement Software sollten Sie die folgenden Fehler vermeiden:

• Kompromisse: Kompromisse bedeuten oft Mehraufwand (Listen werden wieder exportiert, Schattensysteme werden aufgebaut) und mindern die Akzeptanz
• Fehlende Social Media Anbindungen oder Share-Möglichkeiten: verursachen zusätzliche Kosten, da diese dann doch programmiert und integriert werden müssen
• Technisch nicht kompatible Lösungen: führen zu einem erhöhten Zeit- und Personalaufwand durch manuelle Tätigkeiten
• Fehlende Bewertungs- / Kommentarfunktion: wenn Recruiter und Führungskräfte keine schlüssigen Bewertungen zu Profilen oder Bewerbungsgesprächen machen können, verläuft die Effizienz des Workflows im Sande, denn Entscheidungen sind dann nicht dokumientiert und nicht mehr nachvollziehbar.
• Fehlende Reporting Funktionen
• Starre Benutzeroberfläche: Anpassung an das eigene Corporate Design ist Pflicht
• Fehlende Berücksichtigung der Anforderungen der Zielgruppe (insbesondere potenzielle Bewerber)

Fazit

Die Auswahl der richtigen Software Lösung im Recruiting ist kein einfaches Unterfangen, denn heutzutage ist auch der Recruiting-Prozess vielfältig und komplex. Ihr Unternehmen und Ihre wirklichen Bedürfnisse  sind wichtiger als technisch moderne Features, die vielleicht schick sind, die Sie aber nicht wirklich brauchen. Die besten Bewerber für Ihr Unternehmen erreichen Sie dann, wenn Sie sich auf den Stuhl Ihrer Bewerber setzen. Bewerten Sie Ihre E-Recruiting-Prozesse mit der Brille eines Bewerbers. Eine HR-Software, die für Sie schnell und effizient ist, ist nicht zwangsläufig optimal für einen Kandidaten.

Vergessen Sie bei all dem nicht, dass neben Technik und Plattform der Inhalt (der Content) ganz entscheidend ist! Stellenanzeigen mit Floskeln und Worthülsen, werden auch durch das beste Bewerbermanagement-System nicht zum Strassenfeger! Ein modernes Recruiting 4.0 bietet beides: Technik und Inhalt!