Recruiting KPIs und messen, controllen, steuern … das sind für Recruiter nicht gerade Lieblingsbegriffe! Dennoch: Messzahlen oder Key Performance Indicators sind essentiell für Ihre Personalbeschaffung. Denn nur wenn Sie wissen, wo der Hund begraben ist, können Sie ihn ausgraben! Anders gesagt: nur wenn Sie messen, finden Sie heraus, was im Recruiting funktioniert, was nicht funktioniert und wo Sie Ihr Recruiting verändern müssen! Controlling bedeutet Steuerung. Das ist umso wichtiger, da die Suche und Einstellung passender Mitarbeiter erfolgskritisch für ihr Unternehmen ist. Und ihre Recruiting-Prozesse können Sie nur dann optimieren, wenn Sie Zahlen über den Status-Quo haben.

Welche Kennzahlen gibt es und welche sind relevant?

Damit Sie einen Eindruck dafür bekommen, was Sie alles messen können, sind im folgenden wichtige Recruiting Kennzahlen aufgeführt. Aber Achtung: natürlich können und sollten Sie nicht gleichzeitig mit allen Kennzahlen arbeiten. Entscheiden Sie, was für Sie konkret lohnenswert ist bzw. welche spezifischen Zahlen Sie wirklich weiterbringen und arbeiten Sie mit diesen!

Quantität und Qualität – Recruiting KPIs

  • Gesamtzahl (Insgesamt, nach Senioritätslevel, nach Kompetenzen,…) und Qualität (Absagen im ersten Schritt, Absage nach Telefoninterview, Absage nach persönlichem Gespräch) der Bewerbungen sowohl absolut als auch relativ in % zur Gesamtzahl – Numbers and Quality
  • Anzahl der Telefon-Interviews mit Bewerbern
  • Anzahl der Erstgespräche und Zweitgespräche
  • Offer-Rate (Angebotsrate in Relation zu allen Stellenbewerbungen und in Relation zu Interviews)
  • Offer-Acceptance-Rate (in Relation zu Angeboten)
  • Gesamtzahl der  Einstellungen
  • Anzahl der Einstellungen nach Seniorität, Geschlecht, Bildungsabschluss, Sourcing-Kanal, Kosten
  • Einstellungsquote (in Relation zum Plan)
  • Retention Rate (Prozentsatz der Neueinstellungen, die im Unternehmen nach einem bestimmten Zeitraum z.B. der Probezeit noch angestellt sind)

Kosten – Recruiting KPIs

  • Kosten pro Einstellung / Cost-per-Hire: Die Kosten, welche je Stellenbesetzung für das Unternehmen durchschnittlich anfallen
  • Recruiting-Kosten aufgeteilt auf Kanäle wie Jobportale, Personalberater, Messen, u.ä.
  • Kosten pro Bewerbung (unabhängig von Passung respektive Einstellung).
  • Kosten extern geschalteter Stellenanzeigen (gesamt / je Portal)
  • Durchschnitts-Kosten extern geschalteter Stellenanzeigen je Portal und pro Position (dies auch in Relation zum Erfolg)
  • Durchschnittliches Honorar bei Einschaltung eines Personalberaters/-dienstleisters nach Seniorität der Position
  • Cost-of-Vacancy (auch eine unbesetzte Stelle verursacht Kosten, die berücksichtigt werden sollten)

Zeit – Recruiting KPIs

  • Time-to-hire / Time-to-fill: Durchschnittliche Zeit von der Personalbedarfsmeldung (alternativ der externen Veröffentlichung des Bedarfs) bis zur Besetzung einer Stelle (alternativ bis zum Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters).
  • Time-to-Internal-feedback / Time-to-review : Durchschnittliche Zeit vom Bewerbungseingang bis zum Feedback (je nach Prozessschritten Feedback zwischen Telefoninterview und Erstgespräch, zwischen Erstgespräch und Zweitgespräch usw.)
  • Time-to-interview: Durchschnittliche Zeit von der Personalbedarfsmeldung bis zum ersten Interview
  • Time-to-offer: Durchschnittliche Zeit bis zum Vertragsangebot
  • Prozentsatz unbesetzter Stellen nach X (z.B. 60 oder 90) Tagen

Kanäle – Recruiting KPIs

  • Anzahl preferred Partner (Jobbörsen, Social media Kanäle, Personalberater, Personaldienstleister)
  • Gesamtzahl geschalteter Stellenanzeigen (auf der Karriereseite)
  • Anzahl geschalteter Stellenanzeigen auf Jobbörsen
  • Zahl geschalteter Stellenanzeigen in Business und Social Media Netzwerken
  • Anzahl Klicks bei extern geschalteten Stellenanzeigen
  • Gesamtzahl Bewerbungen in Relation zu Klicks bei extern geschalteten Stellenanzeigen
  • Anzahl Positionen, die an Personalberater weitergegeben wurden
  • Gesamtzahl Einstellungen über Personalberater
  • Anzahl Bewerbungen / Einstellungen jeweils über die Karriereseite, über Mobile, über Jobbörsen,  über Business Netzwerke, über Active Sourcing, über persönliche Kontakte usw.

Ausbildungsmarketing / Hochschulmarketing – Recruiting KPIs

  • Anzahl Ziel-Schulen / -Universitäten / -Hochschulen
  • Zahl Aktivitäten vor Ort
  • Anzahl Messen für Azubis / Messen an Hochschulen
  • Gesamtzahl Kontakte zu Schülern / Studierenden über diese Messen
  • Anzahl qualifizierter Bewerbungen je Messe und Schule / Hochschule
  • Anzahl Einstellungen je Messe und Schule / Hochschule
  • Kosten pro Bewerbung via Messen
  • Anzahl außerschulischer / außeruniversitärer Maßnahmen
  • Kosten außerschulischer / außeruniversitärer Maßnahmen
  • Einstellungen als Folge außerschulischer / außeruniversitärer Maßnahmen

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Diese Liste läßt sich beliebig fortsetzen. Allerdings sind hier vor allem Recruiting-KPIs aus der Sicht des suchenden Unternehmens aufgeführt. Deshalb ist es für ein effektives Controlling wichtig, auch qualitative Kennzahlen aus Sicht der Bewerber zu betrachten. Dazu gehören z.B. die Bewerberzufriedenheit mit dem Prozess – die Candidate Experience – oder die Wahrnehmung des Employer Brandings. Allerdings sind diese Zahlen – wie auch einige der oben aufgeführten Kennzahlen – nicht ganz einfach messbar.

Wenn Sie daher feststellen, dass eine bestimmte Kennzahl für Sie eine sehr hohe Priorität hat (z.B. die Sichtbarkeit und Qualität der Arbeitgebermarke oder der Prozentsatz unbesetzter Stellen nach x Tagen) und Sie haben bisher nicht die Möglichkeit, diese Zahlen zu messen, dann definieren Sie Maßnahmen, durch die Sie aussagekräftige Ergebnisse gewinnen können. Bedenken Sie vor allem, welche Zahlen Ihnen wirklich etwas bringen!

Recruiting KPIs – Ein einfaches Beispiel

Schauen wir uns dazu ein bewusst vereinfachtes Beispiel an!
Sie posten eine Anzeige in Stellenbörse A und in Stellenbörse B, wobei Sie für die gesuchte Position 6 zu besetzende Stellen haben.

Preis pro Anzeige in Börse A: 5.000,- EUR
Anzahl Stellenbewerbungen: 20
Anzahl Einstellungen: 4
Kosten pro Stellenbewerbung: 250,- EUR
Kosten pro Einstellung: 1.250,- EUR
Offene Positionen: 2

Preis pro Anzeige in Börse B: 2.500,- EUR
Anzahl Stellenbewerbungen: 100
Anzahl Einstellungen: 1
Kosten pro Stellenbewerbung: 25,- EUR
Kosten pro Einstellung: 2.500,- EUR
Offene Positionen: 5

Wie Sie anhand dieses Beispiels sicherlich selbst feststellen, sind es weder alleine die absoluten noch die relativen Recruiting Kennzahlen, die den Unterschied machen. Sobald Sie dieses vor allem kostenorientierte Beispiel durch Zeit-Faktoren ergänzen, wird die Statistik komplex. Dementsprechend ist dies einer der Gründe, warum HR-Controlling ein Stiefkind im Recruiting ist.

Nichtsdestotrotz ist für die Effizienz im Personalmarketing und den Erfolg im Recruiting eine Erfolgsmessung unerläßlich. Erziehen Sie sich und Ihre Recruiter deshalb dazu, regelmäßig mit den für Sie wichtigsten Kennzahlen zu arbeiten. Dementsprechend zahlt es sich am Ende für Sie aus, wenn Sie verstehen, was Bewerber anzieht, was aus Bewerbern neue Kollegen macht und an welchen Stellschrauben Ihre Recruiter justieren können.

Wichtige Recruiting-KPIs

Eine Pauschalaussage, welche KPIs unbedingt genutzt werden sollten, ist nicht machbar. Die einzig sinnvolle Antwort lautet: die Messzahlen, die IHNEN am meisten weiterhelfen!

Wenn Sie sich am Anfang schwertun, dann beginnen Sie mit 5 einfachen Recruiting Kennzahlen, die Ihnen und Ihrem Management erste Informationen liefern: Anzahl Bewerber pro Stellenausschreibung, Offer Rate, Time to hire, Anzahl Einstellungen pro Kanal, Kosten externer Personalbeschaffungsmaßnahmen. Wenn Sie bereits am Anfang wissen, dass Sie spezielle Brennpunkte haben (z.B. eine gefühlte hohe Fluktuation in den ersten Monaten), dann ist natürlich die Retention Rate ein enorm wichtige Zahl für Sie! Starten Sie und arbeiten Sie sich weiter vor. Sie werden feststellen, dass mit der Zeit Ihr eigenes Know-how wächst, und Sie sich an komplexere Zahlen trauen.

Recruiting KPIs – Wertvoll

KPIs im Recruiting sind kein Selbstzweck und auch kein Einmalereignis! Sie dienen der Erfolgsmessung und haben das Ziel, die Personalbeschaffung zu optimieren. Darüber hinaus geben sie Ihren Maßnahmen im Employer Branding eine Aussagekraft und liefern Indikatoren, um Ihren Recruiting-Prozess erfolgreicher zu machen.

KPIs müssen letztlich zu den Unternehmenszielen passen. Und sie machen nur Sinn, wenn sie im Zeitverlauf beobachtet werden. Dann können Sie nachvollziehen, ob und wie Ihre Maßnahmen im Lauf der Zeit erfolgreich sind und wie Sie im Vergleich zu Benchmarks anderer Unternehmen und gegenüber Ihren Wettbewerbern abschneiden.

Auch wenn ich mich wiederhole: Es geht nicht darum, möglichst viel zu messen, sondern darum, dass Sie die für SIE wirklich relevanten und richtigen KPIs auswählen und stringent controllen. Das Motto ist: „weniger ist mehr“ oder anders ausgedrückt: „Qualität statt Quantität“. Es ist besser, wenn Sie konsequent mit 5-6 Zahlen arbeiten, als wenn sie sich 15 Zahlen aussuchen, die in der Schublade oder auf dem Server verschwinden.

Tools

Moderne Personalmanagementsysteme bzw. Recruiting-Softwaresysteme decken auch den Punkt Recruiting-Controlling ab. Neben den bekannten Recruiting Kennzahlen sollte auch immer die Möglichkeit bestehen, dass Sie eigene Recruiting-KPIs definieren.

Fazit

Nutzen Sie die Indikatoren und Ergebnisse, die Ihnen durch Kennzahlen ermöglicht werden. Wenn anschießend die Maßnahmen, die Sie aufgrund Ihrer Messzahlen ergreifen, zum Erfolg führen, machen Sie sich selbst das Leben in der Bewerbersuche deutlich einfacher! Und das ist ein überzeugender Grund, um mit Kennzahlen zu arbeiten!

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