… wenn sie durchdacht sind und funktionieren! Aber wie das so häufig ist: der Teufel steckt bzw. versteckt sich manchmal im Detail!
Wir schreiben das Jahr 2010 in Frankfurt. Für einen großen IT-Dienstleistungsanbieter habe ich damals einen Vertriebsmanager gesucht. Bei dieser Position wurden wir schnell fündig und einer der Kandidaten – ich nenne ihn Herrn Müller – erhielt ein Vertragsangebot. Alle waren glücklich. Nachdem der Vertrag bei Herrn Müller angekommen war, habe ich nochmals ausführlich mit ihm gesprochen hinsichtlich offener Fragen zum Vertrag und mit Blick auf seine Kündigung. Herr Müller war rundherum zufrieden, sagte mir, dass er am gleichen Tag noch unterschreiben werde und den Vertrag am nächsten Tag zur Post bringen würde. Unseren Kunden habe ich umgehend per Mail informiert, mit dem Hinweis, dass Herr Müller den Vertrag „morgen“ in die Post geben wird, so dass er in 2-3 Tagen ankommen sollte. Am nächsten Tag erhielt ich auch von Herrn Müller eine E-Mail: Vertrag ist in der Post! Juchhe. Also alles fein.
3 Wochen später erhielt ich einen Anruf von unserem Kunden, wann sie denn neue Profile bekommen würden. „Wie meinen Sie das denn?“, war meine erste überraschte Frage mit dem parallelen Gedanken „habe ich irgendetwas überlesen / übersehen/ überhört?“. „Na ja, wenn Herr Müller nicht kommt, brauchen wir neue Vorschläge.“ Ich war geschockt sprachlos. „Wieso kommt er denn nicht?“. „Er hat den Vertrag nicht zurückgeschickt!“. Hm. Aber er hatte mir doch gesagt und auch geschrieben …. „Ich kläre das“ sagte ich zu unserem Kunden und rief unmittelbar danach bei Herrn Müller an. „Hallo Frau Winzer“, sagte Herr Müller, „klasse, dass Sie sich melden. Ich habe Ende letzter Woche bereits gekündigt und kann sogar einen Monat früher anfangen.“ Das war in jeder Hinsicht beruhigend! Doch: wo war der Vertrag? Wie von ihm kommuniziert, hatte er den Vertrag per Post zurückgeschickt. Allerdings schien dieser nie angekommen zu sein. Ich sprach also wieder mit meinem Kunden, die daraufhin eine erste Suchaktion starteten. Kein Vertrag. Um es abzukürzen: der Vertrag wurde nochmals gedruckt, unterschrieben und Herr Müller fuhr persönlich zum Unternehmen und unterschrieb ein zweites Mal vor Ort. Diese Aktion dauerte gerade mal 3 Tage! Weitere 2,5 Wochen später rief mein Kunde wieder an. „Frau Winzer, der Vertrag ist da. Also der zuerst verschickte Vertrag“. Das waren in Summe 6 Wochen. Es stelle sich heraus, dass der Vertrag mit der Hauspost in der falschen Abteilung gelandet war, der Mitarbeiter dort 4 Wochen Urlaub hatte, dann ging der Vertrag wieder zurück zur Poststelle …. Murphys Gesetz hatte zugeschlagen.
Was habe ich daraus über Prozesse gelernt?
Informieren ist besonders bei diesen wichtigen letzten Schritten das Gebot der Stunde. Ich weiss: man kann nicht immer alles abdecken. Dennoch empfehle ich seitdem: wenn Sie einen Vertrag versenden, informieren Sie die andere Seite darüber. Wenn dann innerhalb von 4 Tagen nichts ankommt …. der Sache nachgehen! Bei großen Unternehmen läßt sich eine solche Information über einen weiteren Prozessschritt und eine automatisierte Wiedervorlage nach n Tagen im Bewerbermanagementsystem abbilden, so dass bei Vertragsversand automatisch eine E-Mail erzeugt wird. Bei kleinen Unternehmen ohne System empfiehlt sich eine Standard E-Mail Vorlage.
Und der Zusatznutzen?
Diese Kleinigkeit ist ein weiterer Mosaikstein in einer positiven Candidate Experience. Ein Bewerber, den Sie zusätzlich per Mail (oder SMS oder Whatsapp) informieren, dass Sie ihm mit Freude ein Vertragsangebot per Post zugesendet haben, erlebt dies als wertschätzend genauso wie die Information, dass der unterschriebene Vertrag wieder bei Ihnen eingegangen ist und Sie ihn als neuen Mitarbeiter begrüßen. Wenn Sie das ohnehin machen … toll!
Damit haben Sie in jedem Fall einen two-in-one Effekt:
Qualitätsabrundung im Recruiting-Prozess und Verbesserung der Candidate Experience!
Was meinen Sie?