Was sind eigentlich die Aufgaben eines Personalberaters? Frau Winzer, Sie sind doch Headhunterin! Können Sie mir den Unterschied zwischen Personalberatungen und Personalvermittlungen erklären? Diese Fragen stellte mir vor kurzem einer meiner Kunden, die ich beim Aufbau einer Arbeitgebermarke berate. Nicht zum ersten Mal stellte ein Kunde diese Fragen. Deshalb greife ich sie hier auf und liefere Antworten.

Personalberater, Headhunter, Personalvermittler

Viele Begriffe existieren für diesen Beruf. Die Tätigkeit umfasst  – grob gesprochen –  die Suche und Auswahl von Führungskräften und Spezialisten durch externe Dienstleister. Eine einheitliche und klare Definition gibt es nicht. Und viel zu oft werden alle Begriffe in einen Topf geworfen. Dennoch gibt es grundlegende Kennzeichen, Ziele und Aufgaben, die Headhunter gemeinsam haben und durch die sie sich voneinander abgrenzen. Welche Unterschiede gibt es bei den angebotenen Dienstleistungen? Was sind die Aufgaben eines Personalberaters? Welche Faktoren kennzeichnen einen guten Personalberater? Und was kann ein Arbeitgeber davon lernen?

1. Einsatz einer Personalberatung – Ziele

In Zeiten von Fachkräftemangel und Digitalisierung wird es für die Unternehmen immer schwieriger, das richtige Personal zu finden. Insbesondere die Ansprachen von wechselbereiten, jedoch nicht aktiv suchenden Kandidaten führen in der Regel nicht die Personalabteilungen selbst durch. Während früher Personalberatungen vor allem Top-Management-Positionen besetzt haben, schalten Unternehmen mittlerweile auch für zahlreiche Führungs- und Spezialistenpositionen Headhunter ein. Der Prozess ist aufwändig. Jedoch spart der Kunde nicht nur den Aufwand, sondern er kann darüberhinaus auf Methoden und Expertenwissen zurückgreifen, die ihm selbst nicht zur Verfügung stehen. Deshalb kann das einstellende Unternehmen auf diese Weise genau die richtigen Kandidaten erreichen.

2. Personalberatung und Personalvermittlung – Unterschiede

Eine Personalvermittlung

… ist – wie das Wort das bereits andeutet – primär auf die reine Vermittlung ausgerichtet. Basierend auf einem durch das Kundenunternehmen erstellten Stellenprofil werden mögliche Kandidaten aller Qualifikations- und Hierarchiestufen ausgewählt und vorgeschlagen. Dabei nutzt der Vermittler sowohl Datenbanken, Online-Börsen und Stellenanzeigen als auch das eigene Netzwerk bzw. den eigenen Bewerberpool. In der Regel arbeiten Personalvermittler nicht exklusiv für bestimmte Positionen. Daher werden sie meistens erst bei Erfolg bezahlt.

Eine Personalberatung

… arbeitet deutlich umfangreicher. Trotzdem ist das Endziel ebenfalls die erfolgreiche Vermittlung – das heißt die Besetzung der offenen Stelle. Das Beratungsunternehmen versteht sich als ganzheitlicher und langfristiger Partner im Recruiting. Es begleitet den Kunden entlang der gesamten Wertschöpfungskette im Recruiting-Prozess. Daher setzt die Arbeit einer Personalberatung bereits deutlich früher an. Der Berater stimmt das Stellenprofil sehr detailliert mit seinem Kunden ab und hinterfragt genau die Inhalte, die Strukturen und das Umfeld der zu besetzenden Stelle. Sobald das Anforderungsprofil ausgearbeitet ist, entwickelt der Personalberater eine Suchstrategie. Im Gegensatz zum Personalvermittler sucht er ganz gezielt und schwerpunktmäßig per Direktansprache / Direct Search. Feingefühl, Überzeugungskraft und Diskretion sind in diesen Situationen besonders wichtig. Denn in den meisten Fällen sind die besten Kandidaten nicht frei verfügbar, sondern befinden sich in einer Festanstellung. Top-Personalberater wissen genau, wo die Top-Anwärter für bestimmte Stellen zu finden sind und wie man sie anspricht. Daher bekommen sie ein festes Honorar und übernehmen eine kostenfreie Nachbesetzung.

Executive Search

… bezeichnet die Personalberatung bei Top-Management Positionen mit einem Jahreseinkommen ab ca. 120.000,- EUR aufwärts. Der eigentliche Begriff „Executive Search“ stammt aus den Anfängen der Personalberatung, da die „Executives“ (die Führungsspitze) durch diese Methode gesucht wurden.

Der Begriff Headhunter

…stammt aus dem englischen Sprachraum und ist der englische Ausdruck für einen Personalberater.

3. Personalberater – Aufgaben

Gutes Personal ist der Schlüsselfaktor für wirtschaftlichen Erfolg. Wer dementsprechend gut gerüstet für die Zukunft sein will, legt bei der heutigen Marktlage einen starken Fokus auf das Thema Human Resources. Demzufolge sollte ein Headhunter immer als verlängerter Arm des Unternehmens ausgesucht und betrachtet werden, denn oftmals ist er der erste Kontakt eines neuen Mitarbeiters zu seinem neuen Arbeitgeber.

3.1 Klassische Aufgaben des Personalberaters

Die Aufgaben eins Headhunters sind umfangreich und betreffen sowohl die Unternehmen als auch die angesprochenen Kandidaten. Zu den Kernthemen gehören in der Regel die folgenden Punkte:

  • Suche und Auswahl von passenden Kandidaten für eine offene Stelle
  • Beratung bzgl. des Anforderungsprofils und der gesuchten Skills
  • Bewertung der Persönlichkeitseigenschaften und der kulturellen Passung
  • Organisation und Begleitung der persönlichen Gespräche
  • Feedback gegenüber allen Seiten
  • Coaching aller Beteiligten
  • Karrierecoaching
  • Komplette Prozessbegleitung
  • Beratung bzgl. Gehalt und der Gehaltsbestandteile auf beiden Seiten

3.2 Erweiterte Aufgaben des Personalberaters

Die Beratung kann auch umfangreicher sein. Insbesondere dann, wenn die Eigendarstellung des suchenden Arbeitgebers verbesserungsfähig ist, kommen zunehmend weitere Themen ins Spiel. Der Grund ist einfach: eine schlechte Eigendarstellung schreckt auch die Kandidaten des Headhunters ab. Solche Themen sind zum Beispiel:

  • Employer Branding und Personalmarketing
  • Auftritt und Darstellung in sozialen Netzwerken und in Social Media
  • Konzeptionelle Fragestellungen bzgl. Arbeitgeberattraktivität
  • Personalentwicklung
  • Assessment-Themen
  • Konzeption von Vergütungssystemen
  • Unternehmensnachfolge

4. Auswahl einer Personalberatung – Darauf sollten Sie achten

Bei der Personalsuche nehmen Headhunter eine wichtige Rolle ein. Sie unterstützen mit ihrer Tätigkeit nicht nur die Personalbereiche und die Führungskräfte, sondern stehen stellvertretend für Sie als Auftraggeber. Deshalb sollten Sie fundiert entscheiden, wer für Sie nach außen sichtbar die Suche nach geeigneten Kandidaten übernimmt. Schauen Sie besonders auf die folgenden Punkte:

4.1 Fachkompetenz

Gute Personalberater verfügen über eine ausgeprägte Fachkompetenz in bestimmten Branchen und hinsichtlich Funktionen und Rollen. Diese Expertise bewegt sich auf einem solchen Niveau, dass sie berufliche Herausforderungen erkennen und bewerten können. Sie verstehen die jeweilige aufgabenspezifische Fachsprache und erkennen generelle Zusammenhänge auf Seiten des Auftraggebers. Aufgrund dieser Kompetenz können sie ein Stellenprofil passend für die Zielgruppe erstellen und kommunizieren.

4.2 Netzwerk

Erfolgreiche Headhunter verfügen über ein starkes Netzwerk. Dies zeigt sich beispielsweise in der Kenntnis von aktuellen Themen und von personellen Veränderungen bei Key Playern der Branche. Netzwerken und die Freude daran, Kontakte zu Menschen initiativ neu auf- und auszubauen und zu pflegen, gehören zum Business dazu.

4.3 Vertriebs-Kompetenz

Vertriebskompetenz bezeichnet eine essentielle Eigenschaft eines guten Headhunters. Er holt sowohl seinen Auftraggeber als auch die passenden Bewerber dort ab, wo sie stehen. Potenzielle Kandidaten müssen von einer Aufgabe überzeugt und begeistert werden. Denn Mitarbeiter wechseln nur dann das Unternehmen, wenn sie einen Vorteil für sich sehen und die Möglichkeiten der neuen Aufgabe die Möglichkeiten des derzeitigen Jobs deutlich übertreffen. Die Fähigkeit, genau diese Bedürfnisse zu erkennen und die Punkte herauszukristallisieren, die eine Person ansprechen, ermöglicht die optimale Stellenbesetzung. Deshalb variiert die die Argumentationskette von Kandidat zu Kandidat, denn der Weg in eine neue berufliche Zukunft basiert auf individuellen Gründen.

4.4 Augenhöhe

Professionelle Personalberater kommunizieren mit ihren Gesprächspartnern auf Augenhöhe: mit Entscheidungsträgern, mit Human Resources Abteilungen, mit Kandidaten. Hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte erwarten gerade im persönlichen Kontakt genau diese Eigenschaft. Die bereits genannte Fachkompetenz ermöglicht diese Augenhöhe.Das eigene Selbstverständnis des Beraters, ein echter Partner für Unternehmen und Bewerber zu sein, gewährleistet die Akzeptanz..

4.5 Verbindlichkeit

Erfahrene Personalberater sind in ihrer Arbeit verbindlich, zuverlässig und gut organisiert. Das liest sich selbstverständlich, ist es jedoch nicht. Termine werden bestätigt und pünktlich wahrgenommen, Zusagen werden eingehalten, sowohl gegenüber den beauftragenden Unternehmen als auch gegenüber Bewerbern. Handys haben eine Mailbox aktiviert, so dass Nachrichten beantwortet werden können. Unterlagen sind vorbereitet und im richtigen Moment im Zugriff. Das sieht nach Kleinigkeiten aus, fällt in der Summe aber auf!

4.6 Empathie

Überzeugende Headhunter besitzen ausgeprägte „Antennen“. Sie nehmen Stimmungen und Emotionen wahr, erkennen indirekte Signale und antizipieren potenzielle Konfliktpotenziale. Weil Mitarbeitergewinnung ein Geschäft zwischen Menschen ist, ist die Empathie ein entscheidender Punkt.

4.7 Diskretion

Professionelle Personalberater agieren diskret gegenüber Unternehmen und Bewerbern. Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist richtigerweise eine absolute Vertrauenssache. Eine Weitergabe von Daten an ein suchendes Unternehmen erfolgt nur dann, wenn der Bewerber mit der zu besetzenden Position und der Identität des Klienten vertraut ist und das ausdrückliche Einverständnis zur Weitergabe der Daten gegeben hat. Dies hat nicht nur etwas mit der aktuellen Gesetzeslage zu tun, sondern ist eine Frage der Berufsethik.

4.8 Systematik & Pragmatik

Zielgerichtete Personalberater bearbeiten einen Suchauftrag mit Methodik. Vergleichen Sie ein solches Vorgehen zum Beispiel mit einem Bauprojekt, einem Softwareentwicklungsprojekt oder einem Sonderprojekt zur Kostenanalyse. Weil Sie mit einem methodischen Vorgehen die besten Ergebnisse erzielen, ist Systematik so wichtig. Struktur und Systematik halten Sie aber nicht davon ab, pragmatisch und unkonventionell zu handeln, wenn die Situation es erfordert.

4.9 Boosting

Ein guter Personalberater fungiert als Booster und Steuerer. Er sitzt am Lenkrad und gibt Tempo und Richtung an. Gerade deshalb besetzen sie Vakanzen zielgerichtet und durchdacht. Das Unternehmen hat eine offene Position, der Berater treibt den Prozess vorwärts und bewirkt – analog von Boostern bei Flugkörpern – eine Schubverstärkung, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.

5. Was lernen Sie als  suchendes Unternehmen, als Vorgesetzter und / oder als Personaler für die eigene Personalsuche daraus?

  • Eignen Sie sich fehlendes Know-How an und investieren Sie in Weiterbildung für fachliche Kompetenzen, Vertriebskompetenz, Kommunikationsskills, kognitive Skills!
  • Handeln Sie mutig und probieren Sie aus! Nur durch neue Erfahrungen wachsen Sie und verändern den eigenen Blick!
  • Bauen Sie sich ein Netzwerk auf und pflegen Sie Branchen- und Fachkontakte!
  • Handeln Sie umsichtig und diskret, denn bei aller Digitalisierung: es geht um Menschen und deren Existenz!
  • Agieren Sie systematisch wie ein Projektmanager, aber kleben Sie nicht daran! Bleiben Sie offen für unkonventionelle und pragmatische Ideen, wenn diese helfen, das gemeinsame Ziel zu erreichen!
  • Greifen Sie aktiv Themen auf! Gerade die Digitalisierung erfordert veränderte Herangehensweisen und den engen Austausch über Bereichsgrenzen hinweg!
  • Sprechen Sie mit Kollegen und Mitarbeitern! Nur wer spricht, dem kann auch erfolgreich geholfen werden!

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