KPIs und messen, controllen, steuern … das sind nicht gerade Lieblingsbegriffe! Dennoch: Messzahlen oder Key Performance Indicators sind essentiell für Ihre Suche nach Bewerbern. Denn nur wenn Sie wissen, wo der Hund begraben ist, können Sie ihn ausgraben! Anders gesagt: nur wenn Sie messen, finden Sie heraus, was funktioniert, was nicht funktioniert und wo Sie Ihre Maßnahmen verändern müssen, um sich in Summe das Leben leichter zu machen! Das ist umso wichtiger, da die Suche und Einstellung passender Mitarbeiter erfolgskritisch für ihr Unternehmen ist!

Da ein neues Jahr vor der Tür steht, ist der Zeitpunkt ideal, um sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Wie gehen Sie dabei am Besten vor? Welche Zahlen gibt es und welche Zahlen sind relevant?

Schauen wir einmal darauf, welche Zahlen grundsätzlich möglich sind (und hier werden nicht alle aufgeführt), damit Sie einen Eindruck dafür bekommen, was alles gemessen werden könnte. Daraus gilt es dann zu entscheiden, was davon für SIE konkret lohnenswert ist bzw. welche spezifischen Zahlen fehlen.

Quantitative und qualitative KPIs

  • Anzahl Bewerbungen (Insgesamt, nach Senioritätslevel, nach Kompetenzen,…)
  • Qualität der Bewerbungen (Absagen im ersten Schritt, Absage nach Telefoninterview, Absage nach persönlichem Gespräch, in % ausgedrückt zu Gesamtbewerbungen)
  • Anzahl Telefon-Interviews
  • Anzahl Erstgespräche / Zweitgespräche
  • Offer-Rate (in Relation zu Gesamtbewerbungen und zu Interviews)
  • Offer-Acceptance-Rate (in Relation zu Angeboten)
  • Anzahl Einstellungen
  • Anzahl Einstellungen nach Seniorität, Geschlecht, Bildungsabschluss, Sourcing-Kanal, Kosten
  • Einstellungsquote (in Relation zum Plan)
  • Retention Rate (Prozentsatz der Neueinstellungen, die im Unternehmen nach einem bestimmten Zeitraum z.B. der Probezeit noch angestellt sind)

 

Kosten-KPIs

  • Recruiting-Kosten aufgeteilt auf Jobportale, Personalberater, Messen, u.ä.
  • Kosten pro Einstellung/Cost per Hire: Die Kosten, welche je Stellenbesetzung für das Unternehmen durchschnittlich anfallen.
  • Kosten pro Bewerbung (unabhängig von Passung respektive Einstellung).
  • Kosten extern geschalteter Stellenanzeigen (gesamt / je Portal)
  • Durchschnitts-Kosten extern geschalteter Stellenanzeigen je Portal und pro Position (dies auch in Relation zum Erfolg)
  • Durchschnittliches Honorar bei Einschaltung eines Personalberaters/-dienstleisters nach Seniorität der Position

 

Zeit-KPIs

  • Time-to-hire / Time-to-fill: Durchschnittliche Zeit von der Personalbedarfsmeldung (alternativ der externen Veröffentlichung des Bedarfs) bis zur Besetzung einer Stelle (alternativ bis zum Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters).
  • Time-to-Internal-feedback / Time-to-review : Durchschnittliche Zeit vom Bewerbungseingang bis zum Feedback (je nach Prozessschritten Feedback zwischen Telefoninterview und Erstgespräch, zwischen Erstgespräch und Zweitgespräch usw.)
  • Time-to-interview: Durchschnittliche Zeit von der Personalbedarfsmeldung bis zum ersten Interview
  • Time-to-offer: Durchschnittliche Zeit bis zum Vertragsangebot
  • Prozentsatz unbesetzter Stellen nach X (z.B. 60 oder 90) Tagen

 

Kanäle

  • Anzahl preferred Partner (Jobbörsen, Social media Kanäle, Personalberater, Personaldienstleister)
  • Anzahl geschalteter Stellenanzeigen (auf der Karriereseite)
  • Anzahl geschalteter Stellenanzeigen auf Jobbörsen
  • Anzahl geschalteter Stellenanzeigen in Business und Social Media Netzwerken
  • Anzahl Klicks bei extern geschalteten Stellenanzeigen
  • Anzahl Bewerbungen in Relation zu Klicks bei extern geschalteten Stellenanzeigen
  • Anzahl Positionen, die an Personalberater weitergegeben wurden
  • Anzahl Einstellungen über Personalberater
  • Anzahl Bewerbungen / Einstellungen über Karriereseite
  • Anzahl Bewerbungen / Einstellungen über Jobbörsen
  • Anzahl Bewerbungen / Einstellungen über Business u.a. Netzwerke
  • Anzahl Bewerbungen / Einstellungen über Active Sourcing
  • Anzahl Bewerbungen / Einstellungen über persönliche Kontakte

 

Ausbildungsmarketing / Hochschulmarketing

  • Anzahl Ziel-Schulen / -Universitäten / -Hochschulen
  • Anzahl Aktivitäten vor Ort
  • Anzahl Messen für Azubis / Messen an Hochschulen
  • Anzahl Kontakte zu Schülern / Studierenden über diese Messen
  • Anzahl qualifizierter Bewerbungen je Messe und Schule / Hochschule
  • Anzahl Einstellungen je Messe und Schule / Hochschule
  • Kosten pro Bewerbung via Messen
  • Anzahl außerschulischer / außeruniversitärer Maßnahmen
  • Kosten außerschulischer / außeruniversitärer Maßnahmen
  • Einstellungen als Folge außerschulischer / außeruniversitärer Maßnahmen

Puh, werden Sie jetzt vielleicht sagen, das sind ganz schön viele! Stimmt! Und es fehlen zudem qualitative Kennzahlen aus Sicht der Bewerber wie z.B. die Bewerberzufriedenheit mit dem Prozess oder die Wahrnehmung der Arbeitgeberpositionierung. Diese Zahlen sind – wie auch einige der oben aufgeführten Kennzahlen – nicht so ganz einfach messbar.

Wenn Sie daher feststellen, dass eine bestimmte Kennzahl für Sie hohe Priorität hat (z.B. die Sichtbarkeit und Qualität der Arbeitgebermarke oder der Prozentsatz unbesetzter Stellen nach x Tagen) und Sie haben bisher nicht die Möglichkeit, diese Zahlen zu messen, dann definieren Sie Maßnahmen, durch die Sie hier aussagekräftige Zahlen gewinnen können. Bedenken Sie vor allem, welche Zahlen Ihnen wirklich etwas bringen!

Ein bewusst vereinfachtes Beispiel:

Sie posten eine Anzeige in Stellenbörse A und in Stellenbörse B, wobei Sie für die gesuchte Position 6 zu besetzende Stellen haben.

Preis pro Anzeige in Börse A: 5.000,- EUR
Anzahl Bewerbungen: 20
Anzahl Einstellungen: 4
Kosten pro Bewerbung: 250,- EUR
Kosten pro Einstellung: 1.250,- EUR
Offene Positionen: 2

Preis pro Anzeige in Börse B: 2.500,- EUR
Anzahl Bewerbungen: 100
Anzahl Einstellungen: 1
Kosten pro Bewerbung: 25,- EUR
Kosten pro Einstellung: 2.500,- EUR
Offene Positionen: 5

Entscheidend sind die für SIE wichtigen Parameter! Daher ist auch eine Pauschalaussage, welche KPIs denn nun unbedingt genutzt werden sollten, nur so zu beantworten: die Messzahlen, die IHNEN am meisten weiterhelfen!

KPIs im Recruiting sind kein Selbstzweck und auch kein Einmalereignis!

KPIs müssen zu den Zielen des Unternehmens passen. Und sie machen nur Sinn, wenn sie im Zeitverlauf beobachtet werden. Damit können Sie nachvollziehen, ob und wie Ihre Maßnahmen im Verlauf erfolgreich sind und wie Sie im Vergleich zu Benchmarks anderer Unternehmen und auch gegenüber Ihren Wettbewerbern abschneiden.

Es geht nicht darum, möglichst viel zu messen, sondern darum, dass Sie die für SIE wirklich relevanten und richtigen KPIs auswählen und stringent controllen. Das Motto ist: „weniger ist mehr“ oder anders „Qualität statt Quantität“. Besser sind 5-6 Zahlen, mit denen Sie wirklich arbeiten, als 15 Zahlen, die in der Schublade oder auf dem Server verschwinden.

Das Beste: wenn die Maßnahmen, die Sie aufgrund Ihrer Messzahlen ergreifen, erfolgreich sind, machen Sie sich selbst das Leben in der Bewerbersuche deutlich einfacher! Und das ist ein überzeugender Grund mit Kennzahlen zu arbeiten!

 

Welche KPIs nutzen Sie bei Ihrer Suche nach Bewerbern?

 

Ich freue mich auf Ihre Kommentare unter diesem Blogartikel!

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